オンラインで学位論文審査会や会議を実施する際の注意

感染症対策等のため、ウェブ会議システム(Google Meet, Microsoft Teams, Zoom等)を用いてオンラインでの学位論文審査や重要事項を審議する会議を実施する場合は、通常の対面形式では無かった留意点がありますので、ご注意ください。

懸念される事項の例:


  1. ウェブ会議への参加に必要な情報(URL、パスワード)が拡散し、部外者や資格の無い者が参加してしまう。

  2. 発表者や司会者以外のマイクのミュート忘れ、カメラの切り忘れによって、会議の進行が乱されてしまう。

  3. 発表者以外の者が画面やホワイトボードなどを共有したり、発表者が共有中の画面に不適切なタイミング・内容でコメントを記入するなどの妨害行為が行われる。

特に、ウェブ会議アプリの操作に不慣れな参加者の操作ミスにより、結果として妨害となってしまう可能性も考えられるため、審査会等の実施にあたり、主宰者は以下の点について準備や配慮が必要となります。

  1. Zoomの会議には必ずパスワードを設定します。また、パスワードおよび接続に必要な情報(URL)は主宰者が責任を持って管理し、ウェブページ等の誰でもアクセスできる場所に公開してはいけません。メーリングリスト等で通知する場合には送信の範囲をよく把握しておく必要があります。

  2. ウェブ会議システムでは、主催者とそれ以外の参加者とで機能や設定項目が異なります。主宰者が確実に「主催者」の権限で会議に参加する方法についてあらかじめ確認しておきましょう。

  3. ウェブ会議システムによっては、参加者の資格(発表者(パネラー)と聴講参加者の別)を設定できますので、機能をご確認ください。

  4. 参加者にマイクのミュートを呼びかけることに加え、主催者の権限で強制(一斉)ミュートしたり参加者を強制退出させる機能について、あらかじめ操作方法を確認しておきましょう。

  5. 使用するウェブ会議システムで、一般参加者の画面共有やコメントを制限する機能を確認し、発表者以外が不用意に書き込みができないように設定しておきましょう。

(参考)

Google Meetの関連する機能

  • 「設定」(画面右下の︙をクリック)の「主催者用ボタン」のパネルで、「クイックアクセス」を無効にすることで、入室をコントロールすることができます。

  • 上記の設定で、画面共有とチャットについて主催者以外の制限が可能です。

  • 主催者は、会議に参加中のユーザーのリストから特定の参加者をミュートや強制退出させることができます。


Microsoft Teamsの関連する機能

  • 特定の参加者に制限したい場合は、あらかじめチームを作成し、チームの内部で会議を実施することができます。

  • 「会議のオプション」で、参加者を一旦ロビーに待機させ、主催者がそれぞれの入室を許可する設定が可能です。

  • 画面上の … から「会議のオプション」を選択します。発表者となるユーザー、出席者のミュート解除の許可、会議中のアクションの許可を設定できます。

  • 主催者は、会議に参加中のユーザーのリストから特定の参加者を会議から削除またはミュートすることができます。


Zoomの関連する機能

  • 主催者は、参加者が実行できる操作を制限することができます。画面上の「セキュリティー」から、「画面の共有」、「チャット」、「ビデオの開始」、「自分自身のミュートを解除」などのチェックを外すことで、参加者はその操作を行えなくなります。

  • 「待合室」を設定することで、主催者が参加者の出入りをコントロールすることができます。

  • 主催者は、共有画面へのコメント機能を停止することができます。この機能を一時的に停止するには、画面共有中に「詳細」をクリックし、「参加者の注釈を無効にする」を選択します。この機能を事前に停止にするには、Zoom会議を開始する前に、ZoomのWebサイトにサインインし、「設定」→「ミーティングにて(基本)」→「注釈 コメントツールを利用して、共有画面へ情報を追加することをホストと参加者に許可」の箇所にあるスイッチをオフにします。

  • 主催者は、画面上の「参加者」から、会議に参加中のユーザーのリストを表示させて特定の参加者を削除またはミュートすることができます。



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